Privacyverklaring Tevreden Cleaning

    Algemeen

    Deze privacyverklaring is opgesteld om je te informeren over hoe Tevreden Cleaning met jouw persoonsgegevens omgaat. De eenmanszaak Tevreden Cleaning is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 76948048 en wordt vertegenwoordigd door Marijke Tevreden. Tevreden Cleaning is bereikbaar voor informatie over deze privacyverklaring via email: contact@tevredencleaning.com, en via telefoon binnen kantooruren: 06-82885681.

    Persoonsgegevens die Tevreden Cleaning verwerkt

    Voor haar dienstverlening verwerkt Tevreden Cleaning persoonsgegevens. Tevreden Cleaning verwerkt je persoonsgegevens, doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Ook kan Tevreden Cleaning gegevens ontvangen via derden in het kader van onze dienstverlening aan deze derden.

    Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die Tevreden Cleaning kan verwerken:

    • Voor- en achternaam;
    • Adresgegevens;
    • Email gegevens;
    • Telefoonnummer(s);
    • Bedrijfsnaam, functie, website en gegevens over de locatie;
    • Antwoorden over de huidige schoonmaaksituatie, ruimtes, prioriteiten, praktische voorzieningen en het gewenste vervolg.
    • IP adres;
    • Betaalgegevens (waaronder bankgegevens).

    Met welk doel en op basis van welke grondslag Tevreden Cleaning persoonsgegevens verwerkt

    Tevreden Cleaning verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

    • Om diensten/producten aan je te leveren;
    • Het afhandelen van jouw betaling;
    • Je te kunnen bellen, e-mailen of appen indien dit nodig is om de dienstverlening uit te kunnen voeren;
    • Om op basis van de Online Schoonmaakverkenning een voorlopig schoonmaakprofiel op te stellen, persoonlijk vervolgcontact voor te bereiden en te beoordelen of een telefonisch gesprek, kennismaking of schoonmaakscan op locatie passend is;
    • Om, wanneer daar aanleiding toe is, de verstrekte gegevens te gebruiken als voorbereiding op een eventuele offerte. Het voorlopige schoonmaakprofiel zelf is geen offerte en bevat geen automatisch berekende prijs of urenraming;
    • Je te informeren over wijzigingen van diensten en producten;
    • Je op de hoogte te houden van onze activiteiten, zoals via een nieuwsbrief;
    • Tevreden Cleaning verwerkt ook persoonsgegevens als dit wettelijk verplicht is, zoals gegevens die nodig zijn voor haar boekhouding en voor de belastingaangifte;
    • Voor registratie ten behoeve van rapportage voor de Prestatieladder Socialer Ondernemen van TNO brengt Tevreden Cleaning op bedrijfsniveau in kaart hoe het aantal medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt zich verhoudt tot het totaal aantal werkzame medewerkers gedurende een peiljaar.

    Hoe lang Tevreden Cleaning persoonsgegevens bewaart

    Tevreden Cleaning bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

    CategorieBewaartermijnReden
    Persoonsgegevens zoals: voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer(s), e-mailadres, appgegevens, website.Vijf jaar na de laatste activiteit, dan wel tot het moment van afmelding bij een nieuwsbrief of het einde van de overeenkomst met ons.Voor het onderhouden van contact, voor een goede dienstverlening, voor het verstrekken van content in uiteenlopende vormen, zoals een nieuwsbrief, voor marketing.
    Vertrouwelijke informatie die gegeven wordt tijdens de uitvoering van de dienstverlening, zoals gegevens gedeeld in apps.Vijf jaar na de laatste activiteit.Voor een goede dienstverlening bijvoorbeeld bij een vervolg op eerdere dienstverlening, waarvoor eerder verstrekte gegevens nodig zijn.
    De gegevens opgenomen in het boekhoud systeem, waaronder betaalgegevens.Zeven jaar.voor het verrichten van administratieve handelingen en facturering en voldoen aan wettelijke fiscale verplichting.
    Inzendingen via de Online Schoonmaakverkenning, waaronder contactgegevens, locatiegegevens en antwoorden over de schoonmaakbehoefte.Maximaal 60 dagen na inzending.Voor het opstellen van het voorlopige schoonmaakprofiel, voorbereiding van persoonlijk vervolgcontact en een eventuele offerte. Als uit het contact een klantrelatie of overeenkomst ontstaat, kunnen relevante gegevens daarna onder de toepasselijke reguliere of wettelijke bewaartermijn worden bewaard.

    Gebruikte opslagsystemen

    Opslag van contactgegevens (emailadres, telefoonnummer, naam van contactpersoon, adres en woonplaats) van de klanten en leveranciers van Tevreden Cleaning, vindt plaats om rekeningen te kunnen sturen, dan wel te voldoen, maar ook in geval van de noodzaak om contact op te kunnen nemen in het kader van de overeenkomst en/of diensten/producten die Tevreden Cleaning levert en om gemaakte afspraken met en informatie over cliënten en leveranciers vast te leggen. Opslag van contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres, kopie ID, bankrekeningnummer) van medewerkers dan wel via Tevreden Cleaning te werk gestelden vindt plaats om contact op te kunnen nemen, betalingen te kunnen doen, om gemaakte afspraken vast te leggen en ons te kunnen verantwoorden aan controlerende instanties over wie door ons onder welke voorwaarden wordt ingeschakeld.

    Opslag van gegevens vindt plaats in de hierna genoemde systemen:

    Online Schoonmaakverkenning en Prospectscan

    Via de Online Schoonmaakverkenning kan een zakelijke prospect informatie verstrekken over de organisatie, locatie, huidige schoonmaaksituatie, ruimtes, prioriteiten, praktische voorzieningen, voorkeur voor het vervolg en contactgegevens. Op basis daarvan wordt automatisch een voorlopig schoonmaakprofiel opgesteld. Dit profiel is geen offerte: er wordt geen prijs en geen aantal uren berekend.

    De Online Schoonmaakverkenning en de interne Prospectscan worden technisch gehost via Netlify. Na verzending ontvangt Tevreden Cleaning een interne melding, wordt een afzonderlijke back-upmelding verstuurd en ontvangt de invuller een bevestiging. Voor deze e-mailafhandeling wordt Postmark gebruikt. De inzending kan via een unieke, tijdelijk geldige en beveiligde koppeling worden overgenomen in de interne Prospectscan. Die koppeling is uitsluitend bestemd voor Tevreden Cleaning en mag niet met derden worden gedeeld.

    Een inzending via de Online Schoonmaakverkenning wordt maximaal 60 dagen bewaard. De gegevens worden uitsluitend gebruikt om het schoonmaakprofiel op te stellen, persoonlijk vervolgcontact voor te bereiden en, indien passend, een telefonisch gesprek, kennismaking, schoonmaakscan op locatie of eventuele offerte voor te bereiden.

    Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO):

    Het doel van de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) is het verhogen van de arbeidsparticipatie van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In dit licht registreert Tevreden Cleaning de benodigde gegevens voor bij haar, dan wel via haar te werk gestelden. Tevreden Cleaning registreert de daarvoor benodigde gegevens waarbij de Handreiking Privacy compliance opgesteld door TNO leidend is om de privacy van onze werkenden te waarborgen bij gebruik maken van de opslag ten behoeve van PSO. De PSO kent bij de opslag en gebruik door haar van de gegevens, haar eigen waarborg ten behoeve van de door Tevreden Cleaning aangeleverde gegevens. Voor het privacy reglement van PSO, zie hier.

    CRM, ERP en personeelsverloning

    PerfectView CRM: Tevreden Cleaning gebruikt PerfectView voor relatie- en klantbeheer. Hierin kunnen bedrijfs- en contactgegevens van prospects, klanten en contactpersonen worden verwerkt, evenals contacthistorie, afspraken, opvolgacties en notities die relevant zijn voor de dienstverlening.

    Klien-IT Systems: Tevreden Cleaning gebruikt Klien-IT Systems als ERP-omgeving voor de planning, administratie en operationele uitvoering van de schoonmaakdienstverlening. Afhankelijk van de dienstverlening kunnen hierin klant- en locatiegegevens, contactgegevens, planningen, werkzaamheden, controles, rapportages en gegevens van ingezette schoonmaakmedewerkers worden verwerkt.

    Tentoo: Schoonmaakmedewerkers kunnen op basis van een uitzendovereenkomst via Tentoo worden ingezet. Tentoo is daarbij de formele werkgever en verwerkt de persoonsgegevens die nodig zijn voor onder meer de arbeidsovereenkomst, urenregistratie, salarisbetaling, loonadministratie, bank- en fiscale gegevens en verzuimregistratie. Tevreden Cleaning treedt op als inlener en wisselt met Tentoo uitsluitend gegevens uit die noodzakelijk zijn voor de inzet, planning, begeleiding en urenverantwoording van de medewerker en voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

    Boekhouding

    In Moneybird de boekhoudapplicatie worden gegevens opgeslagen ten behoeve van de boekhouding van Tevreden Cleaning, voor een compleet en actueel overzicht van het cliënten- en leveranciersbestand en de bijbehorende financiële verwerking. Voor het privacy beleid van Moneybird, zie hier. De opgeslagen gegevens worden zeven jaar bewaard in verband met de verantwoording naar (onder meer) de Belastingdienst.

    Microsoft Office 365

    In Microsoft office en de verschillende applicaties daarvan, waaronder Outlook worden door Tevreden Cleaning gegevens opgeslagen van klanten, leveranciers en medewerkers. Voor het privacy beleid van Microsoft zie hier.

    Google

    Alle gegevens slaan we lokaal op onze computer op en in de ‘cloud’ via Google Drive. Voor het privacy beleid van Google zie hier.

    Overige systemen

    Tevreden Cleaning slaat behalve in de hiervoor genoemde applicaties ook gegevens op in overleg met cliënten, leveranciers, medewerkers en andere relaties, in de door haar gebruikte communicatie kanalen, zoals:

    • Outlook:                                           zie het privacy beleid van Microsoft;
    • Whatsapp business:                      zie het privacy beleid van Whatsapp;
    • Telefoon (Android):                      zie het privacy beleid van Google.

    Beveiliging diverse systemen

    De door Tevreden Cleaning gebruikte systemen voldoen aan de voorwaarden voor veilige opslag van gegevens zoals ook voorgeschreven via de AVG. Zo zijn alle applicaties slechts toegankelijk via en beveiligd met een wachtwoord en via ‘two factor authentication’. Backup van gegevens vindt tevens plaats op een externe niet gekoppelde harde schijf.

    Delen van persoonsgegevens met derden

    Tevreden Cleaning verkoopt of geeft jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluit Tevreden Cleaning een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Tevreden Cleaning blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Met medewerkers van Tevreden Cleaning, waaronder ook door Tevreden Cleaning ingeschakelde derden, zijn en worden afspraken gemaakt over het veilig omgaan met gegevens en worden beperkte gebruikersrechten verstrekt door Tevreden Cleaning.

    Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

    Via onze website en/of levering van diensten slaan wij niet bewust en hebben we niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd worden er geen gegevens opgeslagen. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker van een website ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via contact@tevredencleaning.com , dan zullen wij deze informatie verwijderen.

    Website, cookies, of vergelijkbare technieken, die Tevreden Cleaning gebruikt

    De website van Tevreden Cleaning is aangemaakt met WordPress en heeft een zogenoemd SSL-certificaat wat garandeert dat de door jou ingevulde gegevens veilig (versleuteld) worden verstuurd via de website. Voor het privacy beleid van WordPress, zie hier.

    De website van Tevreden Cleaning maakt gebruik van een aantal cookies. Welke en hoe daarmee om te gaan is terug te vinden in ons cookie beleid. Voor meer informatie over cookies, hoe daarmee om te gaan en welke Tevreden Cleaning gebruikt zie de cookie verklaring op de site.

    Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

    Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Tevreden Cleaning.

    Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar contact@tevredencleaning.com.

    Om er zeker van te zijn dat een hiervoor genoemd verzoek door jou is gedaan, kan Tevreden Cleaning jou om een bewijs van identificatie vragen. We reageren zo snel mogelijk op het verzoek, maar uiterlijk binnen vier weken na het verzoek. Na de afhandeling van je verzoek verwijdert Tevreden Cleaning het van jou verkregen bewijs ter identificatie.

    Klachten

    Tevreden Cleaning neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik of een ander probleem, neem dan contact op via contact@tevredencleaning.com.

    Tevreden Cleaning wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen over de wijze waarop Tevreden Cleaning jouw gegevens opslaat, ermee omgaat, of een verzoek van jou afhandelt. Een klacht kan ingediend worden bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link.

    Laatst bijgewerkt: 30 augustus 2026.

    Wijzigingen privacyverklaring

    Tevreden Cleaning kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Tevreden Cleaning raadt je daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.